Mi historia en la A.VV. Novo Vigo – Capítulo 2

Se cocina la asociación en una cafetería…

Nota: salvo cuando sea públicamente conocido, por medios, por documentación, o se refiera desde los documentos o emails que tengamos, nombraré a los directivos “de la oposición” de la primera directiva como A, B, C y D.

Un día de finales de marzo, en una de esas reuniones de mi mujer con esas personas que se van encontrando, surgió el empujón definitivo. De esto me enteré unas semanas después, pero parece ser que alguien comentó que había un rumor por el barrio que personas afines al alcalde estaban reuniendo firmas con la finalidad de constituir una asociación de vecinos, y al oído de ese rumor y habiendo personas que estaban dispuestas a poner algo de su parte para crear una asociación, el Directivo C y el Directivo D dieron el empuje definitivo final dando instrucciones para quedar por la tarde los que pudiéramos para firmar unos estatutos, el acta de constitución e inscribir la asociación en el registro.

La historia previa, es como me la contó una de las personas que estaba previamente en el grupo:

“El viernes 30 de marzo, en la despedida de una amiga en común, que se iba para Barcelona, surgió el tema de la asociación de vecinos, debido a que yo sabía que un vecino mío quería montar una desde el partido y para beneficio propio.

El directivo C, al hilo de la conversación, enseguida se animó a montar la asociación, diciendo que era muy fácil y que tenían toda la información necesaria porque acababan de crear otra hacía poco.

El sábado, 31 de marzo, ya había contactado con todos y quedamos para el domingo 1 de abril por la mañana.”

Quedamos en La Barraca, una cafetería del barrio, para firmar los estatutos y el acta fundacional. Los estatutos parecían ser una plantilla genérica muy básica que con las prisas corregimos tras una lectura rápida de todos los miembros cambiando cuatro cosas, como el ámbito, o la duración de los cargos, o los requisitos para ser directivo, y dejando el resto tal cual. Realmente los cambios buscaban que la directiva estuviera protegida durante un tiempo mínimo que nos permitiera trabajar y que impidiera el posible “asalto” de quien quisiera coger el control de la asociación antes de un periodo razonable.

Nos reunimos allí el 1 de abril de 2012 por la tarde las 11 personas que fundamos la asociación. Los cambios acordados se fueron a modificar e imprimir a un domicilio de uno de los componentes y firmarlos para llevarlos a continuación a la Xunta para registrar la asociación. Todos teníamos mucha ilusión en el nuevo proyecto y con ganas de hacer cosas en beneficio de los vecinos.

El reparto de los cargos la verdad es que ni me planteé cómo habían sido ya que como yo entendía que se montaba la asociación, entre vecinos, teníamos que tener todos intereses comunes y cada uno disponibilidad para hacer lo que pudiera, así que no importaba el cargo, sino el grupo en sí, o el vecindario.

Unos días después, cuando surgieron problemas, la misma persona que me había comentado el origen del empujón definitivo me contaba que los cargos se asignaron aquella misma tarde sobre la marcha, y que el único que parecía estar definido sin dudas era el de presidenta, ya que ese cargo no se preguntó quién quería ser. Los demás cargos se pusieron un poco informalmente preguntándose allí unos a otros o incluso “tú éste”, “vale, pues tú este otro”, aunque yo no me enteré mucho porque en ese momento estaba con alguna conversación sobre algún tema y a mi me daba igual porque se veía buen ambiente, yo tenía mucha ilusión, y al fin y al cabo la directiva es directiva y siendo gente joven nos sería fácil comunicarnos y compartir.

Tras acabar la reunión quedamos en ir comunicándonos por email para empezar a trabajar y para poner cosas en común.

Si alguien tiene curiosidad por el nombre “Novo Vigo”, lo propuso el VicePresidente 1º, y al final te acostumbras a él, aunque nos consta que hay quien no le gusta, aunque sólo por lo de incluir el nombre de la ciudad “Vigo”, no por otra cosa… Una vez te acostumbras a “Novo Vigo”, echas de menos la posibilidad de poder llamar al barrio Novo Vigo, Novo Navia, o algo distinto… más que nada por diferenciarte. Evidentemente sería un trabajo (el de hacerse a un nombre distinto para un barrio distinto) a largo plazo… más allá de “PAU de Navia” o de “Navia”… pero este es otro tema…

Tres días después empezaba la comunicación de los directivos por email compartiendo la primera documentación entre todos (estatutos, acta fundacional, datos de contacto, etc.) y ya se ponía la primera reunión de la directiva para un par de días después. También se comentaba que se quedaba para el mismo fin de semana con Faro de Vigo para hacer la presentación oficial de la directiva, fin de semana en el que yo no pude estar “para la foto” por un compromiso familiar.

Habiendo prevista una primera reunión, y para llevar los temas preparados, que es como creo que se puede trabajar mejor hoy en día, fui aportando temas y desarrollándolos por escrito con copia para todos por correo electrónico previamente para llegar a la reunión con la base y aclarar flecos y tomar decisiones sin perder tiempo común.

Mis primeras aportaciones a la asociación, tras consultar si se podía hacer pública la existencia de la asociación en los blogs, facebook, twitter, etc, eran para aportar ideas a debatir ya que no conocía a los demás pero yo llevaba años interesado en lo que pasaba en el barrio, en la problemática del mismo, de los vecinos, etc. Así, puse un mensaje resumiendo lo que se me vino a la cabeza, donde iban otros temas más específicos pero que resumo lo general:

“Si queréis me encargo de coger un dominio y montar una web aunque sea básica para ir canalizando cosas, sobre todo para que la comunicación entre nosotros sea más cómoda que estarnos mandando correos así. “

“Lo principal, supongo, sería crear el “formulario de inscripción” para que la gente se apunte y también definir los tipos de socios y sus cuotas correspondientes (personas, familias)… el resto se puede ir haciendo después, pero si alguien se anima a asociarse mejor tener dispuesto lo necesario para que si le pilla en caliente no se pierda, que luego la cosa se enfría y a lo mejor se le pasan las ganas. :-)”

“Perdonad la parrafada que nos ha salido al final, pero creo que merece la pena leerlo todo.

No me han llegado los puntos del orden del día de la reunión esa que vais a hacer pero por si sirve de algo y ya que no vamos poder asistir ni mañana a la reunión ni pasado a la foto, os dejo mis propuestas:

– Para los nombres de los dominios de internet las posibilidades son:

www.novovigo.org   y direcciones de email estilo: email@novovigo.org

www.avnovovigo.org   y direcciones de email estilo: email@avnovovigo.org

www.avvnovovigo.org   y direcciones de email estilo: email@avvnovovigo.org

O cualquier otro que os guste más.

He comprobado que los tres anteriores están libres. Más “bonito” y “fácil” parece el de novovigo.org aunque no incluye nada de que sea asociación de vecinos (A.V. / A.VV. = Asociación de vecinos), pero al menos es corto y sencillo. También se podrían dar de alta varios y usar sólo uno como principal. Si lo votáis, a mi mujer y a mi nos apuntáis a la primera (novovigo.org)

– Para las cuotas y tipos de socios:

Yo propongo cuotas de unos 12 euros al año que no es mucho, pero como supongo que de momento no vamos a poder dar muchos servicios pues un euro al mes estaría bien. Esto para cuotas unipersonales. Si es una familia, independientemente del número que sean (o no, si queréis por ejemplo añadir 6 o 5 o 4 o los euros que sea por miembro adicional). Propondría una cuota anual de tarifa plana de 18 euros por familia.

Se podrían crear por ejemplo unas cuotas de establecimientos colaboradores, por ejemplo de 48 euros al año. Los beneficios de los establecimientos colaboradores podrían ser, por ejemplo, el figurar como tales en la web de la asociación y ser incluidos en una lista de colaboradores en los carteles y comunicados de todas las actividades que se realicen. Los establecimientos no tendrían ni voz ni voto ya que no serían socios sino “establecimientos colaboradores” o simplemente “colaboradores”.

Luego estarían los patrocinadores que serían para cada actividad concreta los que se vinculen en ese momento, por ejemplo aportando regalos, mobiliario, instalaciones, equipamiento, soporte o financiación o ayudas.

A los colaboradores les podríamos remitir un email con las actividades que se vayan realizando y podríamos hacer llegar sus ofertas a los socios interesados (no podemos dar por protección de datos los datos de los socios a los establecimientos, pero podríamos trasladar en algunas comunicaciones a los socios ofertas que estos establecimientos hicieran específicamente para ellos (descuentos, ofertas o promociones especiales que consigamos o nos ofrezcan).

Si se os ocurren más cosas se podrían regular.

Sobre las cuotas, propongo que se paguen anual o semestralmente pero se liquiden cada 3 meses y sean por el periodo de año natural. Por ejemplo si la cuota de 2012 son 12 euros y si son trimestrales, como ya estamos en el segundo trimestre se pagarían sólo los trimestres que quedan, es decir, que quien se dé de alta ahora no pagaría 12 euros de la cuota anual sino 9 euros correspondientes a los 3 trimestres que quedan. A partir del 1 de enero pues volverían a cobrarse las cuotas anuales. Esto es lo habitual, así se renuevan a todos los socios a la vez durante enero o incluso diciembre en una campaña en la que salimos a cobrar unos y hacer otros.

Otra opción es cobrar la cuota anual y cubrir los 12 meses siguientes sea cuando sea, presupuestariamente se asignaría la parte proporcional a cada año/ejercicio. Esto supondría más ingresos pero obliga a estar cobrando y renovando socios todo el año.

Normalmente los tipos de socios se establecen en los estatutos y suelen ser “numerarios” (los normales) y “honorarios”. Nosotros hemos decidido no concretarlos en los estatutos pero sí que se puede completar después también, mediante algún tipo de “Premios anuales” el conceder menciones a personalidades o vecinos, por ejemplo nombrar “Vecino Honorario” a fulanito de tal por su esfuerzo y dedicación y bla bla bla en Navia (pueden ser vivos o muertos). Es un ejemplo.

– Para los formularios de alta de socios/colaboradores/”loquesea”

Puedo crear uno on-line cuando se haga la web y otro en pdf/papel para que los tengamos a mano para que los cubran los solicitantes. Habría que incluir la recogida de los datos del socio titular y de los socios anexos (resto de la familia) con sus nombres completos, dirección (se supone única para todos los miembros), emails, teléfonos, sus DNIs, fechas de nacimiento y si algún dato más se os ocurre pues anotadlo y lo incluimos.

Habría que incluir la típica letra pequeña de protección de datos y también las autorizaciones para usar las imágenes de las actividades en las que participen.

Hay que ver si es necesario reclamarles una copia del DNI, para comprobar que los datos son correctos.

Para ponernos en contacto con ellos, el email es lo más ágil y cómodo, aunque a veces comunicarnos por SMS también puede resultar cómodo.

Si se va a pasar recibo de la cuota los datos bancarios serían necesarios y es cómodo para pasar las cuotas pero tiene sus pegas, que es que a veces la gente los devuelve y eso genera unos gastos además del coste de pasar los recibos.

Hay que hacer un formulario que incluya un resguardo con el justificante de fecha de alta y pago.

– Bancos

Hay que hablar con las oficinas del barrio para ver qué condiciones nos ofertan en especial para comisiones de mantenimientos, ingresos, cargos, transferencias, banca electrónica, domiciliación de recibos a socios, cargos por recibos devueltos, etc. En función de lo que cada uno oferte estudiamos si nos interesan uno o varios.

– Una vez creada la web podremos tener una fórmula más cómoda para comunicarnos, una fórmula para publicitar las actividades y también una fórmula para comunicarnos con socios y colaboradores.

– Sobre la directiva y comisiones de trabajo

Hay posibilidad de que esta directiva se mantenga o que se cree una nueva cuando ya haya más socios y haya una junta ordinaria. Habrá que ir consultando a los socios que se vayan dando de alta si están interesados en formar parte de la directiva porque se supone que habría que crear algunas comisiones de trabajo sobre los temas que consideremos que tienen que atraer nuestra atención de cara a aquellas acciones que la asociación deba defender o realizar, desde las actividades y programa, hasta el tema de estudiar temas que merecen una solución para documentarlos y solicitar a la administración o a quien proceda, su resolución, mediante solicitudes en registro o notas de prensa o carteles.

Quizás un formulario junto con el impreso de alta consultando qué temas le interesan o qué problemas cree que deben resolverse o en general cosas que nos puedan ser útiles para conocer por qué se asocian y qué esperan de nosotros. También podéis hacer una lista de tareas y objetivos y los vemos.

Así, en principio, se me ocurren

“Actividades” – Organización y Coordinación de actividades

“Comunicación” – Para relaciones con la prensa, publicidad, comunicados, cartelería, etc.

“Cultura y Deportes” – Eventos y actividades culturales y deportivas

“Medio ambiente, Transporte, Comunicaciones” – Limpieza, Comunicaciones,

“Vecindad y Sociedad” – Convivencia, bienestar, seguridad, etc.

“Vivienda, Urbanismo y Obras” – Pues eso…

– Sobre la prensa y los comunicados oficiales

Otra de las cosas que quería comentar es que no sé si es que se va a tener algún tipo de prioridad con los grandes medios de prensa como Faro, Voz, Atlántico, etc, pero pienso que deberían tener prioridad los foros del PAU de Navia y Navia Merece, o si hay otros que conozcáis, pues también. Está claro que los grandes medios proyectan una imagen a la sociedad pero en el día a día, en las actividades, en las comunicaciones sencillas, en la transmisión de que se están haciendo cosas, los medios más efectivos y en los que hasta el más mínimo comunicado puede tener cabida son los locales. Si dejamos que las noticias se las lleven los grandes medios y dejamos las migas para los locales, está claro que en algún momento nos ignorarán. Yo mismo, desde Navia Merece, he dejado de publicar cosas cuando ya habían aparecido en la prensa, porque a nadie le gusta ser “coche escoba”. No digo que se dé prioridad a éstos, pero como veo que la presentación oficial parece que se quiere hacer en el Faro, pues lo comento, por si es así, que espero que no lo sea. La foto de grupo oficial la podíamos haber hecho para enviarla a todos los medios, al igual que el comunicado oficial, y luego, el que quiera, que haga su propia entrevista o foto o lo que sea. Es mi opinión, a mi desde luego como participante de Navia Merece no me parece bien que haya que esperar a que el Faro publique la noticia para que los demás podamos contar algo en los foros o en la web.

– Logotipo e imagen.

Supongo que entre lo primero que podríamos organizar es un concurso no profesional para el diseño del logotipo de la asociación mediante el típico sistema de un sobre que contenga dos sobres, el del logotipo en un sobre y el de los datos del diseñador en otro sobre y ambos con el nombre clave que cada uno elija para identificarlos. No sé qué premio se podría dar o si sería suficiente motivación el “orgullo” ser ganador del mismo.

– Material oficina

Hay que hacer el sello de la asociación para sellar el correo y comunicaciones. Igual interesa coger un apartado postal para publicitarlo como dirección de contacto en vez de poner la dirección personal actual. Evidentemente esto habría que hacerlo una vez que tengamos el logo y los datos básicos de contacto.

– Datos de contacto

Con la web, el email, y un teléfono móvil (habría que hacerse con uno, por ejemplo de tarjeta, a nombre de la asociación que lo atienda alguien de la directiva y que se use sobre todo para recibir llamadas) debería también cubrir la parte de poder responder a la gente que desee contactar con nosotros hasta que obtengamos un local. Así si hay que dar un número de teléfono no estamos dando los nuestros personales.

– Reglamento de Régimen Interno

Habría que buscar algún modelo de RRI de otras asociaciones de vecinos para implantarlo en la nuestra. Supongo que al no tener instalaciones ni infraestructuras no es algo necesario, pero puede ser interesante disponer de una base para irlo viendo de vez en cuando o aprobarlo en Asamblea.

Lo siento, al no conocer el orden del día no se me ocurren otras cosas que puedan ser urgentes a tratar para dejaros constancia de mi opinión.

Habiendo acabado la redacción del email se lo dejo leer a mi mujer para que aporte algo si procede o poner su opinión. Me pide que explique lo de protección de datos y los colaboradores y amplío:

Como asociación y con respecto a la protección de datos, tenemos que ser conscientes que ninguno de los datos que nos dan los socios, sea su nombre o teléfono o email o lo que sea, ni de sus familiares o hijos inscritos, se puede proporcionar a nadie, así que los tenemos que guardar, pero lo que sí podemos hacer es negociar promociones u ofertas especiales y hacérselas llegar a los socios por email o circulares y que sean ellos los que luego contacten con los colaboradores que quieran para apuntarse a sus ofertas.

También me dice que explique lo de la directiva, que por qué hay que constituir la directiva si ella entiende que ya nos hemos constituido por el periodo de 5 años:

En el Acta Fundacional lo que establecemos es una directiva provisional que se encarga de la puesta en marcha de la asociación. Esto quiere decir que somos los encargados de poner en marcha el mecanismo que es necesario para dar de alta la asociación. Una vez creada oficialmente deberíamos empezar a hacer socios, cobrar cuotas y crear la infraestructura básica. Hecho esto lo siguiente es hacer la primera Asamblea Ordinaria en la que se hace el presupuesto, se programan las actividades, se elige la Junta Directiva y se empieza a trabajar. Como Junta Provisional no estamos moralmente autorizados a hacer nada, así que lo ideal sería hacer la primera Asamblea cuando todo el mecanismo esté creado, nos damos de alta como socios y convocamos la primera Asamblea Ordinaria de Socios. Si sólo seguimos estando nosotros y nuestra familia pues nos elegimos o reelegimos como tales y a tirar millas. Si hay alguien más pues se puede incluir, o no, pero hay que convocarles. Pero creo que para tener la garantía democrática de haber sido elegidos por el proceso que nosotros mismos hemos definido en los estatutos debemos seguir los pasos que hemos reglamentado si queremos convertirnos en Junta Directiva definitiva durante el periodo que convenga en vez de seguir siendo una Junta Directiva provisional como reflejamos en el acta fundacional.

Me pide que aclare lo de la prensa y no quiero decir que el PAU de Navia o Navia Merece sean los primeros, pero en tal caso, que se remita a todos a la vez la información que se vaya a publicar. Luego cada uno verá cuándo encuentra el momento de publicarla o si decide contactar con nosotros para ampliar información, o sacar fotos o lo que sea, pues que se curre cada uno su parte.

Si veis que leer cada uno esto es un rollo sí me gustaría que alguien lo leyera o comentara en la reunión para que no quedara esto en vacío y que lo hablárais. Así también si alguien lleva algo cocinado o ampliado o mejorado, pues mejor.”

Como veis es un texto largo, habitual en mis correos, algo por lo que siempre se me ha criticado para siempre ponerlo como un problema. Sin embargo, esta forma de comunicarnos expresándonos más allá del SMS o mensaje corto me ha parecido siempre la más adecuada de debatir tranquilamente conociendo los matices de las cosas, con la ventaja de que cada uno puede leerlo cuando quiera y todos acceder a la misma información, a diferencia de las reuniones físicas, que también están muy bien, pero donde me parece más productivo ir con los temas ya tratados y sólo a matizar o a tomar y aprobar decisiones. Para mi, la ventaja de lo escrito es que queda constancia y no hace falta repetir lo mismo 10 veces a 10 personas distintas y a cada una contarle una cosa o que los mensajes acaben siendo distintos. Y además, así resulta que al final se guarda por si a alguien le sirve de algo… de todo se aprende.

(Continuará: Capítulo 3 – 6 días de funcionamiento y ya tuve el primer desencuentro)

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